Samord­nings­för­bundet Centrala Öster­göt­land är ange­läget om att de person­upp­gifter som samlas in, lagras och hanteras hos förbunden sker på ett tryggt och säkert sätt och i enlighet med data­skydds­för­ord­ningen. Dina rättig­heter och hante­ringen av dina person­upp­gifter finns beskrivna i vår integri­tets­po­licys.

Beskriv­ning av person­upp­gifts­an­svaret för Välfärds­gui­de­nIn­satska­ta­logen finns i vår integri­tets­po­licy.

Data­skydds­om­budet arbetar med att infor­mera, ge råd och rappor­tera avvi­kelser. Data­skyd­dom­budet har till uppgift att över­vaka att förbundet följer data­skydds­för­ord­ningen.

INTEGRITETSPOLICY SAMORDNINGSFÖRBUNDET CENTRALA ÖSTERGÖTLAND

1. INLEDNING

Samord­nings­för­bundet Centrala Öster­göt­land (”SCÖ”, ”vi” eller ”oss”), är måna om att hantera integri­tets­frågor korrekt. Vi vill med denna infor­ma­tion berätta hur vi hanterar person­upp­gifter, hur vi följer de legala kraven på hante­ringen av infor­ma­tion och vilka rättig­heter du har. SCÖ´s ambi­tion är inte bara att följa den nya lagen, utan att även föregå med gott exempel i vårt interna arbete.

Infor­ma­tionen i denna policy riktar sig till dig som har/haft kontakt med SCÖ genom att du besöker vår hemsida https://old.samordning.org/ (”Hemsidan”), arbetar hos eller repre­sen­terar någon av våra kunder, leve­ran­törer eller andra affärspart­ners. För arbets­sö­kande och anställda inom SCÖ finns en intern policy.

Den nya data­skydds­för­ord­ningen, GDPR, trädde i kraft den 25 maj 2018 och reglerar hur och när behand­ling av person­upp­gifter får ske. SCÖ är en myndighet och därmed gäller offent­lig­hets­prin­cipen för vår verk­samhet. Offent­lig­hets­prin­cipen medför en rätt för allmän­heten till insyn i myndig­he­ters verk­samhet, exem­pelvis genom att ta del av allmänna hand­lingar. Inkomna medde­landen som exempel mejl eller brev som skickas in till vår verk­samhet ses som allmänna hand­lingar. Rätten att få del av allmänna hand­lingar gäller dock inte om uppgif­terna är belagda med sekre­tess enligt offent­lig­hets- och sekre­tess­lagen.

2. SCÖ SOM PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Samord­nings­för­bundet Centrala Öster­göt­land, org.nr 222000–2485, Platens­gatan 5A, 582 20 Linkö­ping, är person­upp­gifts­an­svarig för behand­lingen av person­upp­gifter enligt vad som framgår i denna policy. Om du vill ha kontakt med oss så kan du kontakta SCÖs data­skydds­ombud vars kontakt­upp­gifter du hittar på vår hemsida.

3. VAD INNEBÄR DET ATT BEHANDLA PERSONUPPGIFTER?

Person­upp­gifter är all slags infor­ma­tion som direkt eller indi­rekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan t.ex. vara person­nummer, person­namn, adress eller person­liga email-adresser.

Alla typer av åtgärder som vi gör med dina person­upp­gifter är behand­ling av person­upp­gifter. Det kan t.ex. vara att uppgif­terna samlas in, regi­streras i data­sy­stem, orga­ni­seras i register, struk­tu­reras eller samman­ställs, lagras på våra data­servrar, används eller lämnas ut till annan. GDPR omfattar alla former av behand­ling av person­upp­gifter.

4. VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OM DIG OCH VARFÖR?

I de flesta fall behandlar vi person­upp­gifter som du själv valt att till­han­da­hålla oss med. I vissa fall kan vi inhämta person­upp­gifter från annan än direkt från dig, nämligen från det företag eller orga­ni­sa­tionen du repre­sen­terar om före­taget ska ingå eller har ingått ett avtal med oss, om du sitter i styrelse, bered­nings­grupp, är medlems­re­pre­sen­tant för huvud­männen eller är revisor åt SCÖ. Vissa uppgifter rörande din använd­ning av vår hemsida inhämtas också auto­ma­tiskt. Vi säljer eller delar inte dina person­upp­gifter till eller med tredje part, såvida inte sådan delning eller över­fö­ring framgår av denna policy.

I följande avsnitt hittar du mer detal­jerad infor­ma­tion om vilka person­upp­gifter vi behandlar om dig och varför. Olika avsnitt kommer vara tillämp­liga och rele­vanta för dig, allt bero­ende på vilken rela­tion du har till oss.

4.A. Du har anmält intresse för att delta i konfe­rens, ta del av informationsutskick/nyhetsbrev, event, utbild­ning, semi­na­rium och/eller kunskaps­di­alog eller liknande.

4.A.1. Vilka person­upp­gifter samlas in?

Namn, e‑post, tele­fon­nummer och even­tu­ellt adress. Om du själv valt att till­han­da­hålla oss med sådan infor­ma­tion så samlas även infor­ma­tion in om t.ex. dina aller­gier. I vissa fall samlas även person­nummer in i enlighet med krav från EU/ESF.

4.A.2. Varför samlas dessa uppgifter in?

Syftet med att samla in person­upp­gif­terna är för att SCÖ behöver ha dessa uppgifter om dig för att kunna uppfylla det avsedda ända­målet, alltså skicka ut informationsutskick/nyhetsbrev och/eller bjuda in dig till olika events eller liknande. Den rätts­liga grunden för behand­lingen är samtycke.

4.A.3. Hur länge lagras uppgif­terna?

Vi behandlar dina person­upp­gifter enbart för det speci­fika ända­målet och lagrar dem så länge de uppfyller det speci­fika ända­målet med behand­lingen. Därefter så raderas uppgif­terna. Om du vill veta mer om möjlig­heten till att få dina person­upp­gifter bort­tagna, kontakta data­skydds­om­budet.

Person­upp­gifter som lämnas i samband med anmäl­ningar till kunskaps­di­a­loger, semi­na­rium, konfe­renser och events sparas bara så länge det krävs för admi­nist­ra­tion och utvär­de­ring av det aktu­ella eventet och raderas därefter eller vid sådant tidi­gare till­fälle då du åter­kallar ditt samtycke. Om du samtyckt till att få infor­ma­tion från SCÖ om kommande infor­ma­tions­ut­skick, nyhets­brev eller events sparas dina kontakt­upp­gifter tills du åter­kallar ditt samtycke.

4.B. Du eller det företag du är kontakt­person för har köpt tjänster hos vårt tryc­keri

4.B.1.  Vilka person­upp­gifter samlas in?

Namn, e‑post samt tele­fon­nummer samlas in.

4.B.2. Varför samlas dessa uppgifter in?

Syftet med att samla in person­upp­gif­terna är för att SCÖ behöver ha dessa uppgifter om dig för att kunna uppfylla det avsedda ända­målet.

Den rätts­liga grunden är att det är nödvän­digt för att full­göra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan avtal ingås eller, om du är kontakt­person för ett företag, för att behand­lingen är nödvändig för att full­göra vårt berät­ti­gade intresse av att full­göra avtalet med före­taget.

4.B.3. Hur länge lagras uppgif­terna?

Vi behandlar dina person­upp­gifter enbart för det speci­fika ända­målet och lagrar dem så länge de uppfyller det speci­fika ända­målet med behand­lingen. Därefter så raderas uppgif­terna. Om du vill veta mer om möjlig­heten till att få dina person­upp­gifter bort­tagna, kontakta vårt data­skydds­ombud.

4.C. Du ingår i SCÖs styrelse, bered­nings­grupp, är medlems­re­pre­sen­tant för SCÖs huvudmän eller har anknyt­ning genom din tjänst som revisor

4.C.1. Vilka person­upp­gifter samlas in?

Namn och e‑post.

I vissa fall och bero­ende på dina förut­sätt­ningar så samlas och lagras även käns­liga person­upp­gifter. Det kan exem­pelvis handla om sjuk­doms­till­stånd eller aller­gier.

4.C.2. Varför samlas dessa uppgifter in?

Syftet med att samla in person­upp­gif­terna är för att SCÖ behöver ha dessa uppgifter om dig för att kunna uppfylla det avsedda ända­målet att hantera dina kontakt­upp­gifter utifrån ditt uppdrag.

Den rätts­liga grunden är en uppgift av allmänt intresse.

4.C.3. Hur länge lagras uppgif­terna?

Vi behandlar dina person­upp­gifter enbart för det speci­fika ända­målet och lagrar dem så länge de uppfyller det speci­fika ända­målet med behand­lingen. Därefter så raderas uppgif­terna. Om du vill veta mer om möjlig­heten till att få dina person­upp­gifter bort­tagna, kontakta data­skydds­om­budet.

4.D. Du besöker vår hemsida eller andra digi­tala kanaler och kommu­ni­cerar med oss

4.D.1. Vilka person­upp­gifter samlas in?

Infor­ma­tion om dina besök på vår hemsida genom cookies. Namn, kontakt­upp­gifter och/eller annan infor­ma­tion som du väljer att till­han­da­hålla oss med när du kommu­ni­cerar med oss.

4.D.2. Varför samlas dessa uppgifter in?

Uppgifter om dina besök på vår hemsida samlas in för att möjlig­göra analyser på en aggre­gerad nivå (utan att du iden­ti­fieras som individ) som stöd för att under­hålla, testa och förbättra vår hemsida samt för att utföra nödvändig behand­ling för att skydda vår IT-miljö mot attacker och intrång.

När du kommu­ni­cerar med oss behandlar vi dina person­upp­gifter för att kunna hantera ditt ärende, besvara frågor och förbättra tjänster och infor­ma­tion som vi lämnar via vår hemsida eller andra digi­tala kanaler.

4.D.3. Hur länge lagras uppgif­terna?

Statisti­kin­for­ma­tion om ditt besök på vår hemsida sparas under 26 månader. Vid kommu­ni­ka­tion med dig sparas uppgif­terna under den tid ditt ärende/kommunikationen pågår.

4.E. När vi har en skyl­dighet enligt lag

Utöver vad som beskrivs i punk­terna ovan kan vi i vissa fall behandla dina person­upp­gifter på grund av skyl­dighet enligt lag, till exempel på grund av bokfö­rings­skyl­dighet, skyl­dig­heter som följer av arkiv­lag­stift­ning eller tryck­fri­hets­för­ord­ningens bestäm­melser om allmänna hand­lingar och annan tving­ande lagstift­ning, eller vid begäran från myndighet.

I dessa fall är rättslig skyl­dighet den lagliga grunden som stöder person­upp­gifts­be­hand­lingen. Person­upp­gifter som behandlas enligt ovan lagras så länge det krävs för att följa tillämplig lagstift­ning.

4.F. Du eller det företag/verksamhet som du repre­sen­terar har infor­ma­tion publi­cerad i Välfärds­guiden.

4.F.1. Vilka person­upp­gifter samlas in?

Namn, tele­fon­nummer, adress och e‑post, både till den som godkänner publi­ce­ringen av texten och den som före­kommer i texten i Välfärds­guiden.

4.F.2. Varför samlas dessa uppgifter in?

Syftet med Välfärds­guiden är att vara ett smidigt och använd­bart verktyg för både myndig­hets­per­sonal att använda i sin vardag och för privat­per­soner i behov av samhäl­lets stöd. För att sökverk­tyget ska vara använd­bart behöver det finnas infor­ma­tion om verk­sam­heten, hur man går till­väga om man vill veta mer eller delta i verk­sam­heten samt vem man i så fall ska kontakta.

Uppgif­terna samlas in för att till­go­dose det behov av infor­ma­tion som krävs för att hålla Välfärds­guiden effektiv och användbar. Person­upp­gif­terna behandlas inte av SCÖ i något annat syfte än för att full­göra sitt uppdrag gentemot Välfärds­gui­dens medver­kande företag/verksamheter.

4.F.3. Hur länge lagras uppgif­terna

Vi behandlar dina person­upp­gifter enbart för det speci­fika ända­målet och lagrar dem så länge de uppfyller det speci­fika ända­målet med behand­lingen. Därefter raderas uppgif­terna. Om du vill veta mer om möjlig­heten till att få dina person­upp­gifter bort­tagna, kontakta data­skydds­om­budet.

Person­upp­gif­terna raderas om/när verk­sam­he­tens medverkan i Välfärds­guiden upphör, eller då SCÖ:s uppdrags­gi­vare meddelar SCÖ att uppgif­terna ska uppda­teras eller raderas.

5. VILKA FÅR DEL AV DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina person­upp­gifter kan komma att delas med samar­bets­part­ners till SCÖ eller med företag som behandlar person­upp­gifter för vår räkning, s.k. person­upp­gifts­bi­träden, vilket t.ex. kan utgöras av IT- och system­le­ve­ran­törer som till­han­da­håller drift, utveck­ling samt support för våra system.

De person­upp­gifts­bi­träden som anlitas får endast behandla person­upp­gifter i enlighet med de ändamål och instruk­tioner som SCÖ har lämnat för behand­lingen och får aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utfö­rande av den tjänst som avtalet med SCÖ omfattar. När person­upp­gifter ska behandlas av ett person­upp­gifts­bi­träde upprättas ett så kallat person­upp­gifts­bi­trä­des­avtal.

6. VAR BEHANDLAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina person­upp­gifter behandlas inom EU/EES. Om och i den mån vi delar dina person­upp­gifter med t.ex. ett person­upp­gifts­bi­träde som, antingen själv eller genom en under­le­ve­rantör, är etablerad eller lagrar infor­ma­tion utanför EU/EES vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och orga­ni­sa­to­riska åtgärder för att säker­ställa att skydds­nivån är densamma som inom EU/EES.

7. DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa rättig­heter enligt data­skydds­för­ord­ningen. Om du vill nyttja någon av dina rättig­heter kan du kontakta SCÖ´s data­skydds­ombud vars kontakt­upp­gifter du hittar på vår hemsida. Dina lagstad­gade rättig­heter som regi­strerad kan du läsa mer om på Data­in­spek­tio­nens hemsida.

7.A. Rätten att invända mot behand­ling eller begräns­ning av behand­ling.

Du har under vissa förut­sätt­ningar rätt att invända mot behand­lingen av dina person­upp­gifter eller att begära att behand­lingen begränsas. Du kan avre­gi­strera dig från fort­satta utskick som rör inbjud­ningar till event, nyhets­brev etc. genom att anmäla detta till oss. Till exempel genom att maila till ansvarig person, eller genom att avre­gi­strera dig vid utskick av nyhets­brev och even­tin­bjud­ningar.

7.B. Rätten att få till­gång till de person­upp­gifter vi behandlar.

Du har rätt att få en bekräf­telse på om vi behandlar dina person­upp­gifter och ett regis­terut­drag över vilka uppgifter som behandlas. Du kan begära regis­terut­drag av dina person­upp­gifter (Kost­nads­fritt 1 gång/år).

7.C. Rätten att begära rättelse.

Du har rätt att få felak­tiga eller ofull­stän­diga uppgifter rättade.

7.D. Rätten till rade­ring av uppgifter.

Du har rätt att begära rade­ring av dina person­upp­gifter. Uppgif­terna ska raderas i följande fall:

• Om uppgif­terna inte längre behövs för det ändamål de insam­lats för.
• Om uppgif­terna insam­lats med samtycke och samtycket åter­kallas.
• Om uppgif­terna har behand­lats olag­ligt.
• Om rade­ring krävs för att uppfylla en rättslig skyl­dighet.

Det finns undantag från rätten till rade­ring om det är nödvän­digt för att till­go­dose andra viktiga rättig­heter såsom yttrande- och infor­ma­tions­frihet och bestäm­melser inom arkiv­lagen.

7.E. Rätten till data­por­ta­bi­litet.

Du har under vissa förut­sätt­ningar rätt att få en kopia i ett struk­tu­rerat format på de uppgifter som rör dig och få dem över­förda till en annan person­upp­gifts­an­svarig. Skill­naden från rätten till regis­terut­drag är att detta omfattar endast de uppgifter du själv till­han­da­hållit oss. En förut­sätt­ning för data­por­ta­bi­litet är att över­fö­ringen är teknisk möjlig och kan ske auto­ma­ti­serat.

7.F. Rätt att åter­kalla samtycke.

Om någon behand­ling av person­upp­gifter grundar sig på ditt samtycke, har du rätt att när som helst åter­kalla ditt samtycke. Åter­kal­lelsen får dock ingen effekt på den behand­ling som skett innan åter­kal­lelsen ägde rum.

7.G. Rätt att lämna klagomål.

Om du skulle ha några klagomål avse­ende vår behand­ling av dina person­upp­gifter har du rätt att lämna ett klagomål till Data­in­spek­tionen.

8. HUR SKYDDAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säker­heten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med data­skydds­för­ord­ningen samt etable­rade rikt­linjer för infor­ma­tions­sä­kerhet för att skydda dina person­upp­gifter mot olovlig eller obehörig behand­ling (såsom olovlig till­gång, förlust, förstö­relse eller skada).

Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina person­upp­gifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har till­gång till dem.

9. SÄRSKILT OM SCÖ:S BEHANDLING I EGENSKAP AV PERSONUPPGIFTSBITRÄDE INOM RAMEN FÖR Välfärds­guiden

Andra samord­nings­för­bund runt om i Sverige har tecknat avtal med SCÖ om att nyttja tjänsten Välfärds­guiden och dess hemsida. Dessa förbund är person­upp­gifts­an­sva­riga för de kontakt­upp­gifter som rör verksamheter/företag i kata­logen från förbun­dets geogra­fiska område.

För dessa uppgifter är SCÖ person­upp­gift­bi­träde och hante­ring av dessa uppgifter regleras i ett person­upp­gifts­bi­trä­des­avtal.

10. ÄNDRINGAR

SCÖ förbe­håller sig rätten att göra ändringar i integri­tets­po­licyn. Den senaste versionen av policyn finns alltid till­gänglig på vår hemsida. Om vi gör väsent­liga ändringar i texten, t.ex. avse­ende ändring av ända­målen för behand­lingar av dina person­upp­gifter, kommer vi att meddela detta innan ändringen träder i kraft genom att i förväg publi­cera en ny version på vår webb­plats.